HÁTTÉR
Minden vállalatvezető álma, hogy több millió dolláros költségcsökkentést tudjon elérni, de nem egyszer, hanem évente – és folyamatosan emelje a lécet a beszerzési és üzemeltetési csapatok számára, hogy évről évre további megtakarításokat csikarjanak ki.
Azok a vállalatok, akik ezt megértik, már bevezették a stratégiai beszerzési kezdeményezéseket (a ráfordításelemzés segít a lehetőségek azonosításában) és szép jutalmakat aratnak.
DEFINÍCIÓK
A Kiadáselemzés a stratégiai beszerzés kiindulópontja, és megalapozza a kiadások láthatóságát, megfelelőségét és ellenőrzését.
A Költéselemzés a költési adatok összegyűjtésének, tisztításának, osztályozásának és
elemzésének folyamata dedikált szoftveren vagy egyszeri kiadási
kockákon keresztül.
A közvetlen ráfordítás a beszerzés során olyan árukra és szolgáltatásokra vonatkozik, amelyek közvetlenül
kapcsolódnak a termékek előállításához. Példák lehetnek a nyersanyagok, alkatrészek, hardverek és a gyártási folyamatokhoz kapcsolódó szolgáltatások.
A közvetett ráfordítás a beszerzésben olyan áruk és szolgáltatások beszerzését jelenti, amelyek nem kapcsolódnak közvetlenül a termékek előállításához. A közvetett beszerzés lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy fenntartsák és fejlesszék működésüket.
Példák közvetett kiadásokra: marketingszolgáltatások (médiavásárlás, ügynökségi díjak); szakmai szolgáltatások (tanácsadás, tanácsadók); utazás és szállás; MRO (karbantartás, javítás és üzemeltetés); információs technológia (hardver, szoftver); HR kapcsolódó szolgáltatások (toborzás, képzés); szállítás, flottakezelés és közművek (gáz, villany, víz)
ELŐNYÖK
A kiadáselemzés segít:
- Győződjön meg arról, hogy valódikategóriaköltés
- Azonosítsa a stratégiai beszerzési lehetőségeket "kereslet-összesítés" és "beszállítói racionalizálás" segítségével.
- Határozza meg a költségcsökkentést a megnövekedett megfelelőség révén –
a szállítói engedmények, a „maverick kiadások”, a szerződések betartása és a
költségvetési eltérések formájában
A megtakarítás a teljes költés 2–25%-a között mozoghat.
HAT LÉPÉS A KIADÁS ELEMZÉSÉHEZ
Azonosítás – Kezdje azzal, hogy azonosítsa vállalkozása azon területeit, amelyek jelentős vásárlásokat hajtanak végre, mint például a beszerzés, a pénzügy és a marketing.
Kivonat – Most már rögzítheti kiadási adatait, és egyetlen központi adatbázisban egyesítheti azokat.
Íme néhány a beszerzési kiadási adatok leggyakoribb forrásai közül:
-› Vállalati erőforrás-tervezési (ERP) eszközök
-› Főkönyvi információk (azaz egy szervezet pénzügyi adatai)
-› Beszerzési rendelések
-› Szállítók által megosztott adatok
-› Kockázati áttekintések
-› Hitelminősítések
-› Tranzakciós adatok
-› Egyéb belső rendszerek és külső források
Tisztítás – Az adatok törlésével azonosíthatja, hogy az adatbázisban mely névjegyek hiányosak vagy nem relevánsak. A gépelési hibákat eltávolítjuk, a hiányzó kódokat pedig érvényesítjük és kijavítjuk a naprakész információk érdekében.
Bővítés – Az adatgazdagítás a nyers költési adatok javításának, finomításának és javításának folyamatát jelenti. Az adatokból gyakran hiányoznak bizonyos mezők, és gyakoriak az elírások és a rövidítések – akárcsak a helytelenül kódolt
mezők.
Osztályozás –Az osztályozás jellemzően ugyanazon anyavállalat vagy szervezet több beszállítójának csoportosítását jelenti.
Ugyanakkor az adatokat értelmes csoportokba
is kategorizálhatja (például marketing, irodai kellékek, szoftverek), hogy azonosítsa, hogyan és hová költi a vállalkozás a pénzét.
A heterogén költési adatok világosan meghatározott kategóriákba történő egyesítése megkönnyíti a kiadások kezelését és kezelését az egész szervezetben.
Az osztályozás lényege, hogy az összes beszerzési tranzakciót egyetlen taxonómiára harmonizálják, lehetővé téve a beszerzések számára, hogy láthatóvá váljanak a globális kiadások, és így jobb beszerzési döntéseket hozhasson.
Elemzés – Az utolsó lépés a megtakarítási és egyéb beszerzési fejlesztési lehetőségek azonosítása. Az elemzés irányulhat mindenféle üzleti probléma kivizsgálására, például annak biztosítására, hogy
beszállítónként megtárgyalta-e a legjobb szerződéses ajánlatokat, vagy megbizonyosodjon arról, hogy a vevők
preferált beszállítóktól vásárolnak (a korábbi teljesítmény, termék alapján választva). minőség, megfelelőség stb.)
Ezzel azonosíthatja a kategóriánkénti beszállítók számának csökkentésére és a kedvezőbb árak kialkudására vonatkozó lehetőségeket. A legvalószínűbb költségmegtakarítási módszer csak a megerősített
becslések megfelelő kiszámítása után valósítható meg.
A HELYES KÉRDÉSEK FELTÉTELE
Ahhoz, hogy a költéselemzésből értékes információkat nyerjünk ki, össze kell gyűjteni a vásárlási előzményeket, hogy a szervezet kiadásainak minden oldaláról megvizsgáljuk.
Ez magában foglalja a termékek, az árak, a mennyiségek, a szállítók, az üzleti egységek és a fizetési feltételek figyelembevételét.
Ha követi ezeket az iránymutató kérdéseket, a ráfordításelemzés segíthet visszatekinteni a múltbeli teljesítményre, és segíthet a jövőbeli teljesítmény, valamint a trendek értékelésében.
REFERENCIÁK
Megjegyzés: A cikk teljes tartalma csak az alábbi linkekről származik.
- Költségelemzés 101, Sievo
- Költéselemzés: A stratégiai beszerzés ablaka – Kirit Pandit
- https://www.spendkey.co.uk/blog/spend-category-management-its-benefits-in-procurement
- https://www.worldscientific.com
- https://www.gep.com/knowledge-bank
- https://www.spendesk.com/en-eu/glossary
MI A KÖVETKEZŐ
Tetszett a cikkem?
Ha igen, kövess a jövőbeli frissítésekért; és add meg a lájkokat és megjegyzéseidet.
