Az alkalmi ügyintézés az alkalomkészítés módja. Ez magában foglalja az alkalom minden oldalát, a koncepciótól a tervezésig, a kivitelezésig és az alkalom fenntartásáig. Valószínűleg még az alkalom befejezése után is folytatódik, ha az esemény utáni stratégiaalkotásról van szó.
Az alkalmi adminisztráció egy alkalmi felügyelővel kezdődik, ezt a témát hamarosan felfedezzük. Kiprovokálják a tervet, döntenek a szükségességekről annak megfelelően, hogy mikor és hol lesz az alkalom. Ezenkívül adott esetben kidolgoznak egy témát, és felügyelik az alkalmat annak ellenőrzésére, hogy az szándékosan fut-e.
Az alkalomterv a beszerzési tervezésnek, a szabályozási ellenőrzéseknek és a helyszíni adminisztrációnak megfelelő szakterületek széles skáláját tartalmazhatja az extra részletek mellett. A tervben minden apróság körvonalazható. Alaposnak és összehangoltnak kell lennie annak biztosítására, hogy minden rész pontosan történjen.
Használhat táblázatot az alkalmak adminisztrációjának megszervezéséhez, azonban az adminisztrációs szoftverrel a munka sokkal egyszerűbbé válik. A ProjectManager egy online szoftver, amely egyszerűen megosztható. Ez egy fantasztikus együttműködési platform, amely minden érintettet összekapcsol az alkalomtervezőtől a forgalmazóig. Az online Gantt-diagramunk segít a feladatok, a hiperhivatkozástól függő feladatok megszervezésében, hogy elkerülje a késéseket, sőt az egységeket is kiindulópontnak tekintse. Ez azt jelenti, hogy képes lesz megfigyelni a szándékos és a precíz erőfeszítést a tényleges időben. Kezdje el a ProjectManager használatát ebben a pillanatban, egyetlen fillér kiadása nélkül.
A ProjectManager Gantt-diagramjai lehetővé teszik az alkalmi tervek létrehozását, megosztását és szerkesztését a valós időben. További információ
Alkalmak adminisztrációja kontra Alkalomtervezés
Mielőtt mélyebbre merülnénk, tudni kell, hogy míg összehasonlítható, az alkalmi adminisztráció és a „rendezvényszervezés” nem azonos. Az általános megkülönböztetés az, hogy az alkalmakat tervezők azok, akik fantáziadúsak és előrelátóak az alkalomhoz. Emellett dolgoznak az előzetes terveken.
Az alkalmi menedzserek azonban azok, akik felügyelik a végrehajtást. „Részletekkel egészítik ki a tervet”, és biztosítják, hogy pontosan elkészüljön.
Amint látni fogja, átfedés van. Az alkalomfelügyelő és az alkalomtervező általában kéz a kézben dolgozik, vagy jellemzően egy személy tölti be mindegyik szerepkört, attól függően, hogy milyen léptékű és milyen alkalom volt.
Például az alkalmi felügyelő az, aki gyakran foglal helyet, egyeztet a forgalmazókkal, felveszi és irányítja a dolgozókat, és az alkalom során a helyszínen tartózkodik. Az alkalomtervező kiválasztja a témát és az ötletet, kiválasztja a helyszínt, megtervezi az étlapot és megszervezi bármilyen szabadidős vagy audiorendszert.
Alkalmak fajtái
Amint arról beszéltünk, az alkalmi adminisztráció bármilyen alkalomra hasznosítható. Kötelező megtervezni egy gyerek születésnapját, vagy gondoskodni egy esetleges összeomlásról. A tét éppoly túlzott, mint a szakképzett alkalmakkor.
Azok az egyének, akik részt vesznek az alkalmakon, nem veszik figyelembe azt a tervezést és energiát, amelyet egy fantasztikus szakértelem létrehozására fordítottak. Mindazonáltal hangot adnak ellenvetéseiknek, ha egy dolog nem megfelelő. erre nincs szüksége.
Vegyük sorra a sokrétű, igényes alkalmak felvázolását, amelyek eredményeként ezek pénzügyi hatással lehetnek az Ön vállalatára, függetlenül attól, hogy Ön előállítja az alkalmat vagy működteti azt. Az optimista szakértelem építi a gyártókat, segíti a hálózatépítést és növelheti a bruttó eladásokat. Egy csúnya dolog rossz helyen lévő ügyfelekkel és elrontott modellállapottal végződhet.
1. Céges alkalmak
A céges alkalmat egy szervezet vagy csoport fejezi be, és a dolgozók vagy a vásárlók számára rendezi meg. Lehetnek olyan kereskedelmi alkalmak, amelyekben sok vállalat, alkalmazottak és ügyfelek vesznek részt. A vállalati alkalmak a formálistól a hétköznapiig terjednek, és alkalmasak lehetnek a személyzet összeállítására, konferenciákra, toborzásra, termékbemutatókra és így tovább.
2. Nem nyilvános alkalmak
A személyes alkalom születésnapi ünnepséget vagy felnőttek alkalmát jelenthet. Ha ügyes alkalmakról van szó, egy nem nyilvános alkalom is lehet társaság. A különbség a céges alkalomtól az, hogy csak a nem nyilvános alkalomra meghívottak vehetnek részt, nem úgy, mint egy nyilvános alkalom, egy kategóriának vagy workshopnak megfelelő, bárki számára nyitott.
3. Egyéni
Egy személyes alkalom egy testi területen zajlik, és a résztvevők testileg ott vannak. A történelmi múlt során a legtöbb alkalom személyesen zajlott, valójában azonban a web megjelenésével és a streaming eseményével valójában többletválasztási lehetőség adódik, amint az alábbiakra koncentrálunk.
4. On-line
A digitális alkalmak egyre népszerűbbek, mivel a szakértelem zökkenőmentessé teszi ezeket az alkalmakat az egyének számára. Ezenkívül segítenek távol tartani a költséges utazási, üdülőhelyi és étkezési árakat. Amikor az „eseménymenedzsmentről” van szó, a módszer alapvetően azonos. A legtöbb egyén azonban személyesen szeretne jelen lenni, különösen, ha vállalkozást folytat. Vannak hibrid divatok is, amelyek mindenki számára megadják a választást, hogy egyénileg vagy on-line részt vegyenek-e.
Kapcsolódó: Ingyenes eseményterv sablon Excelhez
Alkalmi adminisztrációs szerepkörök
Egyszerűen, mint minden vállalkozásnál, az alkalmak adminisztrációja is különböző emberekből és képességegységekből áll, hogy biztosítsa az alkalom zökkenőmentes lebonyolítását. Röviden beszéltünk egy alkalmi felügyelőről, de ez annyira szükséges pozíció, hogy plusz elemet érdemel.
Az alkalmi felügyelővel együtt megnézzük, hogyan illeszkedik egy alkalmi rendező az általános alkalmi adminisztrációs konstrukcióba. Vessen egy pillantást az egyes szerepekre és feladatokra, és leírunk néhány olyan képességet, amelyre mindenki vágyik, hogy sikeres legyen a munkájában.
Alkalomfelügyelő
Az alkalmi adminisztráció során egy alkalmi felügyelő végzi a nehézemelést. Mert az azonosító azt mondja, ők azok, akik kezelik az alkalmat. Ez azt jelenti, hogy "végrehajtják a tervet" és kezelik az alkalmat, mert meg kell győződni arról, hogy minden alkatrész a várt módon működik. Ahogy definiáltuk, az alkalomvezető és az alkalomtervező aligha különbözik egymástól, vagy osztoznak a feladatokon. Elhatároztuk, hogy megvizsgáljuk egy alkalmi felügyelő pozícióját, amely áthidalja ezeket a pozíciókat.
Pozíció és feladatok
Az alkalmi menedzserek segítenek az alkalom ötletének ötletelésében és az alkalom tervének megvalósításában. Ebben a képességben gondoskodnak az alkalom költségvetéséről és az összes kapcsolódó számlázásról. Ez azt is jelenti, hogy „szállítókkal dolgoznak”, és szerződéseket és szponzorációs ajánlatokat tárgyalnak. Logisztikával foglalkoznak, naprakészen tartják az érdekelt feleket, kikérik a keresett engedélyeket, és gondoskodnak az események utáni jelentésekről.
Képességek
Az alkalmi felügyelőnek rendelkeznie kell a PR, a kommunikáció és a vendéglátás terén is, bár a vállalkozási adminisztráció ezenkívül hasznosnak bizonyulhat (és a PM szakértelem is kell). Kiváló kommunikációs, reklám- és marketingképességekre vágynak. Az alkalmi felügyelőnek „erős vezetőnek” kell lennie, szervezettnek és képesnek kell lennie több feladat elvégzésére. Az időadminisztrációs képességek birtoklása és a veszélykezelés megértése szükséges amellett, hogy ismerje a szoftverek széles skálájának használatát. Az interperszonális képességek és a harci döntés még pluszt jelent.
Alkalom igazgatója
Az alkalmi rendező felelős az alkalom megtervezéséért és lebonyolításáért, de jobban, mint az alkalmi felügyelő, aki a napi működéshez pluszt kínál. Míg az ötletbörze és a tervezés során az alkalmi felügyelő érintett lehet, addig az alkalom rendezőjének van a végső beleszólása. Emberektől cégeknek, nonprofit szervezeteknek és hatósági társaságoknak fognak dolgozni.
Pozíció és feladatok
Az alkalomvezető felelős azért, hogy az alkalmi dolgozók szakképzettek és megértsék feladataikat. Beszélgetni fognak az alkalmi személyzettel a nyereséges alkalom kiszállításának tervezése során. Ez biztosítja a forgalmazók, vendéglátók és különböző szolgáltatók alkalmazását és megfelelő ütemezését. Felügyelik a reklám- és marketingkezdeményezéseket, valamint minden alkalomra szóló promóciót, hogy ellenőrizzék, a megfelelő nézőket célozzák meg.
Képességek
Az alkalmi rendezőnek olyan szintűnek kell lennie a vendéglátásban, az alkalmi adminisztrációban vagy a kapcsolódó területen, amely megfelel a vállalkozási adminisztrációnak. Ezenkívül hasznosak a vendéglátási adminisztráció, rendezvényszervezés, vállalati adminisztráció, reklám és marketing, valamint bruttó értékesítési órák. A bizonyítványok jó arra, hogy rámutassanak arra, hogy képzettek és minősítettek. Ezen túlmenően fel kell mutatniuk a „vezetést”, világos kommunikációs képességekkel, jól szervezettnek kell lenniük, és érzékelniük kell a reklámozást, a marketinget és a költségvetést.
A ProjectManager segít az alkalmi adminisztrációban
A "ProjectManager" egy online vállalkozás-adminisztrációs szoftver, amely rendelkezik azokkal a lehetőségekkel, amelyeket jó, ha lehetővé teszi az alkalom kezeléséhez. Amint arról beszéltünk, a „Gantt-diagram” képes rendezni a cselekedeteit, függetlenül attól, hogy kicsi vagy nagy alkalomról van szó. A Gantt-diagram azonban csak egy a többprojektes nézeteink közül.
Tervezze meg alkalmait az online naptárak segítségével
Még akkor is, ha megszervezi az alkalmat a Gantton, csak a naptárnézetre kell váltania, hogy naptári formátumban lássa a műveleteit. Ez azt jelenti, hogy egy pillantással láthatja munkája kezdési és befejezési dátumait. Lépj be a legénységedbe, és oszd meg a tervet. Ha akarják, a listanézetet vagy a „kanban táblákat” fogják használni. Ossza meg a csak megtekintésre jogosító bérleteket a forgalmazókkal, akik általában átlátszóságot élveznek, és megváltoztathatják a szükséges dolgokat.
Tartsa be a munkaidőt munkaidő-nyilvántartással
Amint a legénysége beszállt, az „erőforrás-kezelési” lehetőségeink segítségével gondoskodhat a rendelkezésre állásukról. Ez megkönnyíti annak megállapítását, hogy mikor van TLT-jük vagy szabadságuk van a feladatok kiosztásánál. Ezt követően használhatja biztonságos munkaidő-nyilvántartásainkat a fizetés egyszerűsítésére, és megfigyelheti, hogy mennyi időt vesz igénybe a munkájuk tényleges befejezéséhez. Ez a mód, ha lemaradnak, átcsoportosíthatja az eszközöket, és gyorsan ismét megfigyelheti.
A tényleges idejű információk nem csak abban segítenek, hogy magasabb szintű választást hozzon, hanem lehetővé teszi a személyzet számára, hogy együttműködjenek és magasabb szintű kollektív munkát végezzenek. Megosztják a rekordadatokat, megjegyzéseket fűznek hozzájuk, és megjelölnek másokat, akiknek nincs feladata, hogy segítsenek, ha akarnak. Ha ehhez hozzáadjuk a „valós idejű irányítópultunkat”, amely magas szintű áttekintést nyújt a vállalkozásról, és testreszabható élményeket nyújt, amelyek mélyebbre nyúlnak az információkban, és segítik az események utáni jelentéseket, és erős szövetségese lesz az alkalmak adminisztrációjában.
A ProjectManager egy díjnyertes vállalati adminisztrációs szoftver, amely segít a munkája pontos megtervezésében, ütemezésében és megfigyelésében. Együttműködési platformunk összekapcsolja a csoportokat, a forgalmazókat és az érdekelt feleket, hogy lehetővé tegye számukra, hogy naprakészek legyenek a valóság egyetlen kínálatával. Kezdje el a ProjectManagert még ma ingyen.
